2000年5月22日
会議、巧くいってますか？
職場や学校、様々な団体で、会議が行われます。それは、２～３人の打ち合わせ的なものから、家族会議、国会・国連総会まで、多種多様で規模も様々。現代社会の中では、実に当たり前のように行われています。
先日”あるお役所の会議”を取材しました。何の会議とは敢えて申し上げません。
『つらかった…。』こんなにつまらない、取材してて苦痛の、無駄な会議ってあるのかしらって久々に感じました。
出席者が50人ぐらいいるのに、とにかく発言が無い。進行役が事前に決めた内容だけを淡々と報告して、建設的な意見は一切聞かれず。（報告会議じゃないんですよ。）まさに電話やFAXで済むレベル。会って、顔を付き合わせて議論するから会議でしょ。何の為に出張費遣って、一同に会したの？これって税金の無駄づかいなんじゃって、ホント思いました。（ま、私もいけないんです。ホントはその辺りをニュースに反映させなきゃいけないんですから。）
会議が巧くいってるかどうかは、組織の活性度のバロメーターですよね。会議は組織の新陳代謝。巧くいってないと、組織は目詰まりを起こしてバランスを崩します。会議は巧くやりたいものですよね。
日本的なのかもしれないけれど、会議では意見が弾まず（建前）、その後の懇親会で正直な意見が出て盛り上げる（本音）っていうのは、確かにあります。
”場の雰囲気”が違うからですよね。だったら、最初からそんな雰囲気で会議が進行できればいいのになんて思います。
特に、何か企画を練る会議の場合は尚更で、そのお役所の会議でもそうだったんですけど、自由に、気軽に発言できるムードが無い。いろいろ理由はあるでしょう。
① 単純に司会者が下手。
② 軽軽に発言できるテーマではない。
③ 下手に発言すると、その後自分に余計な仕事が振られるかもしれないと躊躇する。
④ 事前に自分なりのプランや考えを構築せずに会議に臨んだ。
⑤ 初対面の人ばかりで、相手がどう考えているのか予想がつかない、など。
でも、敢えて、その会議で感じたまずい点を挙げるとすれば、席の作り方だったのかもしれません。
お互いマイクを使わなきゃ聞こえない距離の中、カタカナの『ロ』の字型の配置で、真ん中に大きな空間がポカンとある。つまり、面と向かってはいるんだけど、お互いに距離がある。
『ロ』の字型の配置は、お互いキチンと顔が見える利点があるんだけど、小さな円にならないと意味がありません。この場合は、オーソドックスな漢字の『三』字型にすべきだったのではないでしょうか。
私もかつて、スタジオで、数人のゲストを交えて、番組で進行をしていた事があります。テーブルの形一つでムードって随分変わるものです。
一番進行しやすいのは『逆U』字型。
これは左右両方に目が行き、かつ左右のゲスト同士も互いにそう遠くない距離が保てる。（朝まで生テレビなんかこの形に近いですね。）
それに対して、やりにくいのは一直線のテーブル。横のコミュニケーションってとりづらいんですよね。（映画家族ｹﾞｰﾑなんかこの極端な例です。）
ただ、ゲストと一対一の場合は有効です。その人に身体を向けて話が聞けますから。（ニュースステーションやバーのカウンターで女性をくどく時もそうですね。）
でもこれが二人以上の場合、左右にゲストを置くと、一人を見てる時、もう一人にはそっぽを向いてしまうという難点があります。（反対の人はむっとしてしまい、無口になります）
この場合は左右どちらか、同じ方向に二人、配置せざるをえません。しかし、これもゲスト同士の対話が制限されるので、比較的、同じ意見を持つ人に限られます。
一例でしたが、こんな風にテーブルの配置一つで雰囲気ってガラリと変わるし、いろんな場の演出ができるものなのです。会議の第一歩は、テーブルのセッティングから。
あ、また、文章ばかり長々と書いてしまいました。ついて来てますか？
えー、こういう風に発言がだらだら長い人も場の雰囲気を壊します。注意しましょう。
ここまでつきあってくれた方への『ついでのおまけ』
（自由に席を選べる会議、そこに座ったのはどんな人？）